مهارت ارتباط نوشتاری چیست؟
مهارت ارتباط نوشتاری، به عنوان یكی از مهارت‌های ارتباطی گرچه ممكن است ساده به نظر برسد اما مهارتی است كه نیازمند یادگیری و تمرین مداوم است. فقدان این مهارت در زندگی امروزی، می‌تواند ارتباط نوشتاری و متعاقباً ارتباطات اجتماعی ما را با دیگران دچار اختلال یا سوءتفاهم كند؛ زیرا ما در شرایطی زندگی می‌كنیم كه گاهی لازم است ارتباطات خود را به صورت نوشتاری با دیگران برقرار كنیم. از اینرو لازم است اطلاعاتی در خصوص ارتباط نوشتاری، لزوم و كاربرد آن و همچنین روش‌های تقویت آن بدست آوریم. اگر شغل شما به گونه‌ای است كه بخشی از ارتباطات كاری و تعاملات اجتماعی شما به وسیله مهارت نوشتن چه به صورت نامه‌های كاغذی و چه به صورت الكترونیك یا در فضای مجازی صورت می‌گیرد، مطالعه مقاله پیش‌رو به شما توصیه می‌شود. بنابراین تا پایان این مقاله ما را همراهی كنید!
تعریف ارتباط نوشتاری
به عنوان تعریف برای مهارت ارتباط نوشتاری، باید بگوییم مهارتی آموختنی است كه ردوبدل كردن پیام‌ها را به صورت متنی در بر می‌گیرد و شامل افكار، نقطه نظرات، خاطرات، تجربیات، ایده‌ها، دیدگاه‌ها و مفاهیم ذهنی و انتزاعی است كه در قالب كلمات و جملات با پیروی از ساختارهای دستور زبان شكل می‌گیرد. این پیام‌های متنی می‌توانند در قالب ایمیل، نامه، وبلاگ، كتاب، پیامك و یا چیزهایی از این دست باشند.
بنابراین هر آنچه كه در ذهن شما است و به وسیله كلمات و جملات مكتوب می‌شود تا به خواننده یا گیرنده پیام برسد، ارتباط نوشتاری محسوب می‌شود. مهارت نوشتن مهارت مهم آموختنی است كه اگر در آن ضعف داشته‌باشید، پیام‌های شما آن‌گونه كه در ذهن‌تان هستند به مخاطب منتقل نمی‌شوند و می‌توانند موجب سوءتفاهم شوند. عدم مهارت نوشتن، همچنین می‌تواند تبادل ایده‌ها و نظرات شما را با دیگران مخدوش سازد. بنابراین كسب مهارت كافی در ارتباط نوشتاری در كیفیت تعاملات اجتماعی شما نقش مهمی دارد.
اهمیت و لزوم مهارت ارتباط نوشتاری
همه ما در هر سن و هر شغلی به نوشتن نیاز داریم؛ زیرا تمام فعالیت‌هایی كه ما طی روز انجام می‌دهیم به صورت حضوری یا شفاهی انجام نمی‌شوند و ما در بسیاری از موقعیت‌های كاری و زندگی خود ناگزیر از نوشتن هستیم. بنابراین برای این‌كه ارتباط نوشتاری ما به گونه‌ای باشد كه همان معنا و مفهومی را منتقل كند كه مد نظر ماست، باید از قوانینی تبعیت كنیم كه برای همگان دارای همان مفاهیم باشد.
این قوانین شامل به كارگیری درست دستور زبان، استفاده از كلمات مناسب، لحن كلام مناسب و مطابق با شأن نویسنده و خواننده پیام و همچنین در چارچوب‌های قوانین اجتماعی باشد. بنابراین اگر شما دارای شغلی هستید كه بسیار با نوشتن سر و كار دارید، ارتباط نوشتاری برای شما بسیار بیشتر اهمیت می‌یابد. برخی از فعالیت‌ها كه اهمیت و ضرورت ارتباط نوشتاری در آن‌ها بیشتر است عبارتند از:
- ارائه گزارش‌های كاری و درسی
- انجام مكاتبات، نامه‌ها نگاری‌ها، گزارش‌ها، ارائه رسید و اموری از این دست در شركت‌ها و سازمان‌ها
- نویسندگی كتاب، مقاله، وبلاگ
- عضویت فعال در پلتفورم‌های اجتماعی مانند شبكه‌های اجتماعی، اپلیكیشن‌های پیام‌رسان، تولید محتوا و مشاغلی از این دست
- مستندسازی، فیلمنامه‌نویسی و مشاغلی مشابه
كاربرد ارتباط نوشتاری
اكنون می‌خواهیم بدانیم مهارت نوشتن و ارتباط نوشتاری درست، چه كاربردی در زندگی ما دارد. قبل از هر چیز باید بدانید كه حتی اگر كارمند هیچ سازمان یا اداره‌ای نباشید، باز هم بی‌نیاز از نوشتن نیستید.
ارتباط نوشتاری یكی از اجزای ارتباط مؤثر است؛ چرا كه در زندگی روزمره موارد متعددی وجود دارد كه خواسته‌ها و گفته‌های شما به صورت متنی منتقل می‌شوند. بنابراین با یادگیری این مهارت می‌توانید تعاملات اجتماعی خود را بهبود ببخشید و بر دیگران تأثیر مطلوب برجای گذارید و همان مفهومی را منتقل كنید كه دقیقاً مد نظر شماست. اهمیت ارتباط نوشتاری هنگامی بیشتر می‌شود كه در شرایطی كه گفتگو به صورت شفاهی امكان ویرایش به شما نمی‌دهد و خطاهای كلامی امكان بروز و ظهور دارند، از بروز چنین موارد نامطلوبی پیشگیری كنید. این موقعیت‌ها به شرح زیرند:
انتقال موضوعات پیچیده
گاهی‌اوقات لازم است مطالبی را برای دیگران بازگو كنید كه در بیان شفاهی امكان دارد دچار وقفه، اشكال یا فراموشی دنباله كلام شوید. در بیان شفاهی شما امكان زیادی برای ویرایش ندارید و اگر به صورت مكرر كلام خود را اصلاح و ویرایش كنید، شنونده را دچار خستگی و دلزدگی خواهید كرد و یا حتی ممكن است سبك جمله‌بندی شما برای شنونده مفهوم نباشد. این درحالی است كه در ارتباط نوشتاری شما امكان بازبینی متن و ویرایش دارید و می‌توانید از زوائد صرف‌نظر كنید تا كلام مختصر، مفید، مناسب و ساده‌ای بنویسید كه در عین كوتاهی و سادگی مفهوم و منظور شما را درست به خواننده انتقال دهد و این امر هنگامی اهمیت می‌یابد كه لازم است در مورد موضوعات پیچیده و دشواری مفهومی را به دیگران منتقل كنید.
ارتباطات و موقعیت‌های رسمی
هنگامی كه لازم است در یك موقعیت رسمی مطالب خود را به دیگران انتقال دهید، باید بتوانید با انتخاب درست واژه‌ها پیام خود را به مخاطب برسانید. هنگامی كه ارتباط به صورت غیرحضوری اتفاق می‌افتد این امر بسیار بیشتر اهمیت پیدا می‌كند؛ زیرا نوشته شما كه فاقد زبان بدن و پیام‌های غیركلامی است، باید بتواند همان نقش را درست ایفا كند. بنابراین لازم است در ارتباط نوشتاری آنقدر مهارت پیدا كرده‌باشید كه نوشته شما همان مفاهیمی را انتقال دهد كه اگر قرار بود به صورت حضوری و شفاهی آن‌ها را بیان كنید، مخاطب درك می‌كرد.
روش‌های تقویت مهارت نوشتاری
اكنون كه به اهمیت و ضرورت ارتباط نوشتاری پی بردید و كاربردهای آن را در زندگی روزمره و تعاملات اجتماعی خود می‌دانید، لازم است با این موضوع نیز آشنا شوید كه چه تكنیك‌هایی به شما كمك می‌كنند كه در این مهارت فراگرفتنی تقویت شوید و اگر نقص و اشكالی در ارتباط نوشتاری دارید، آن را برطرف كنید.
راهکارهای تقویت مهارت نوشتاری
آگاهی و تسلط به تكنیك‌ها و فنون نوشتن
بدین منظور می‌توانید كتاب ها و نوشته‌های نویسندگان را مطالعه كنید. اگر سبك خاصی در بیان مطالب دارید، از نوشته نویسندگانی استفاده كنید كه بیانی نزدیك به سبك بیان و نوشتار شما دارند. با این روش می‌توانید به اشتباهات و نقص‌های نوشتار خود واقف شوید.
تفكر قبل از نوشتن
این امر كه در بیان شفاهی موضوعات كمتر امكان تحقق دارد، در نوشتن به شما كمك می‌كند وقت كافی برای ارتباط نوشتاری در نظر بگیرید. تفكر قبل از نوشتن، امكان بروز خطا را به حداقل می‌رساند. بارها نوشته خود را بخوانید و روی جملات تفكر كنید. یكی از ایده‌های خوب برای بی‌ایراد نوشتن، ترسیم پلان است. بنابراین طراحی یك پلان كه در آن هدف شما از نوشتن مشخص شده‌است، مسائلی كه قرار است در متن خود به آن‌ها اشاره كنید و همچنین انتخاب سبك گفتمان و لحن كلام، انتخاب واژه‌ها و به طور كلی روشن‌كردن ایده‌ها و مفاهیمی كه قرار است در نوشته شما منعكس شوند، باعث می‌شود كه نوشته خوب و مطلوبی را به مخاطب خود بدهید كه دقیقاً به ذهنیات شما پی ببرد و همان چیزی را دریافت كند كه مد نظر شما بوده‌است.
نوشتن مقدمه
اگر می‌خواهید مانند افراد حرفه‌ای بنویسید و ارتباط نوشتاری شما در سطح مطلوبی برقرار شود، بهتر است برای نوشته خود یك مقدمه در نظر بگیرید. مقدمه اولین كلمات و جملاتی است كه مخاطب شما با آن روبرو می‌شود و یك ذهنیت كلی در مورد نوشته شما بدست می‌آورد كه قرار است با چه موضوعی روبرو شود و لحن كلام چگونه است. مقدمه شما می‌تواند خواننده متن را راغب به ادامه مطالعه یا خسته و منزجر كند. این بستگی به مهارت شما دارد.
مشخص‌كردن محور اصلی مطالب و موضوع‌بندی
اگر به یك سازمان یا اداره نامه می‌نویسید، عنوان نامه و موضوع آن را مشخص كنید. در نگاه اول باید كاملاً مشخص باشد نامه برای چه كسی نوشته شده، موضوع آن چیست و چه چیزی در محتوای نامه وجود دارد. اگر نوشته شما محتوایی دارای موضوعات متعدد است، تیتربندی كمك می‌كند خواننده دچار سردرگمی نشود. تیتربندی همچنین به خواننده امكان می‌دهد سرفصل‌های مورد نیازش را طبق اولویتبندی خود بخواند. مزیت دیگر این كار صرفه‌جویی در زمان و هدایت خواننده به بخش‌های مورد نیازش از نوشته می‌باشد.
داشتن اطلاعات كافی از مخاطب
شاید این بخش از ارتباط نوشتاری بسیار مهم‌تر از بقیه موارد باشد؛ زیرا داشتن اطلاعات كافی از مخاطب و شناسایی او به لحاظ دانش، توانایی درك مطلب، افكار و ایده‌ها به شما كمك كند مطالب خود را طوری بنویسید كه برای مخاطب‌تان كاملاً مفهوم و قابل درك باشد. شناسایی مخاطب همچنین به شما امكان می‌دهد در انتخاب واژه‌ها، لحن كلام، سبك جمله‌بندی و سایر اجزای نوشتن، بهترین انتخاب‌ها را انجام دهید به گونه‌ای كه مخاطب شما به روشی كارآمد و مفید با نوشته شما ارتباط بگیرد.
رعایت حجم مناسب برای نوشتار
شما باید بتوانید با توجه به متنی كه می‌خواهید بنویسید و مطالبی كه قرار است در نوشته خود بگنجانید، حجم مناسبی انتخاب كنید كه نه چندان كم و خلاصه باشد كه برای مخاطب نامفهوم گردد و ابهام ایجاد كند و نه آنقدر طولانی كه او را خسته و دلزده كند. لحن كلام در نوشته شما نباید تهدیدآمیز و تند و تیز باشد. ساده و خلاصه‌نویسی ولی در عین‌حال مفید و مؤثر بودن نوشته، یكی از مزیت‌های نوشته خوب است و مهارتی است كه در اثر تمرین باید كسب شود. قبل از ارسال نوشته خود به مخاطب، حتماً آن را بازخوانی و مرور كرده و اشكالات آن را برطرف كنید.
اگر حساب کاربری ندارید همین الان به صورت رایگان ایجاد کنید:
به راحتی پرسشنامه خود را به صورت رایگان آنلاین کنید:
در پرسشنامه های آماده اول فرم به بیش از 1000 پرسشنامه آماده دسترسی دارید